浙江省制冷学会档案管理制度

为进一步完善学会档案管理体系，建立标准的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为学会管理工作服务，促进学会的可持续健康发展，结合实际，制定本制度：

一、总则

（一）学会档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映学会各项经营活动的真实记录，是考察和研究学会历史及现状的依据。
（二）档案管理工作是学会管理基础工作的重要组成部分，是维护学会合法权益的有效手段。
（三）学会档案管理工作由档案管理人员进行日常管理，具体包括经营过程中形成的各项文书、音像、人事、会计、实物等资料。档案管理实行统一保管，不得分散保存。

二、归档范围

归档的文件材料应完整、系统。文件载体材料应能耐久保存。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。范围具体分为以下几类：
（一）行政类
1.学会各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等。
2.与省学会及其他单位往来发文、工作报告、请示、会议记录等。
3.合同、协议委托书等。
（二）人事类
员工入职档案、培训档案、工资绩效档案、离职档案等。
（三）企划类
 学会企划方面的合作协议合同
（四）财务类
会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表，银行对账单等。
三、档案管理方式

在保证各项归档资料准确完整的情况下，按档案类别进行分类管理，具体方式如下：
（一）行政类
根据其相互联系分类整理，按年分装。证照单独保存。文件类应按其发生时间先后有序排列。填制文件编号，确保文件编号连续且唯一，设置《文件目录索引》（附件一），方便快速查找。
合同类按合同类别分别保存。
（二）人事类。对人事档案应按部门、入职时间分类编号归档，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。按在职人员、离职人员进行整理。在职员工的基本资料有变动时，对其相关资料复印件及时收集进行归档，原件当场查验，确保材料的真实性。工资表按月打印，按年分装，保存电子档表格。
（三）财务类。每年形成的财务档案，应当由财务人员负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册。移交统一保管的财务档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理员应当同财务人员和经办人员共同拆封整理。
四、档案管理员的职责

档案管理员应认真贯彻执行本学会档案管理制度，完成档案的收集、整理、归档、保管、统计；保证归档的原始资料及单据整齐完整、安全保密；对查、借阅档案情况准确登记。

（一）归档要求

1.填写卷内目录，拟写案卷标题，应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。

2.对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。

（二）档案鉴定、移交、销毁

1.定期对档案进行鉴定，鉴定工作在学会主管领导与业务部门负责人的统一主持下，由档案管理人员与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

2.凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经学会领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，填写《档案销毁清册》（附件二）。销毁清册由学会档案处永久保存。

（三）档案保密

1.档案管理人员及档案借出人员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。

2.不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。

3.档案管理人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人翻阅档案。

4.集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得另做他用。

5.发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

（四）档案查、借阅

1.借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。

2.调阅重要及机密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。

3.如因工作需要外借档案须填写《查、借阅档案登记表》经领导批准后方可。